Cómo se organiza un gran concierto
Meses de preparativos y un llamativo montaje. Los festivales no arrancan únicamente con la primera canción. Te contamos el proceso, paso a paso
Cuando se abren las puertas de un recinto de festivales y comienza el reparto de pulseras, el trabajo no está empezando, como puede parecer. Para muchos es ahí cuando la música suena y los focos calientan, cuando la labor de meses e, incluso, años, se culmina. La mayoría está familiarizada con cómo funciona un evento musical, un festival o un concierto durante su desarrollo, pero pocos conocen la labor que hay detrás. Es decir, lo que hay que hacer antes para que la música pueda empezar a sonar.
De la organización de un festival Mouro Producciones sabe mucho. Hace ya quince años que eventos como Música en Grande o Magdalena en Vivo ponen la banda sonora a los veranos en Cantabria. Es más, organizan decenas de eventos musicales cada temporada estival y, con ello, fomentan el turismo cultural y llenan las agendas de la Comunidad de conciertos y festivales.
Sin embargo, antes de tener un recinto seguro, un escenario de dimensiones considerables, baños, barras de bar, buena acústica, puntos de descanso y cientos de operarios, las gestiones, que son muchas, pueden ser tediosas. Guillermo de la Vega, CEO de Mouro, explica que «la burocracia es bastante y cada día más complicada». Eso sí, tiene un fin más que justificado: «se profesionaliza la organización y se traduce en más seguridad y protección para asistentes y trabajadores».
Planificación
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Inversión inicial La organización de un evento requiere de una inversión amplia en todos los sentidos. La trayectoria, experiencia y que la empresa ofrezca garantías facilita el proceso.
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Todos los cabos atados Un evento musical exige que todos los detalles estén claros: desde la seguridad hasta donde se ubican los baños. El Plan de Autoprotección es imprescindible.
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Infraestructuras El montaje de un festival comienza alrededor de dos semanas antes de celebrarse. Requiere tener en cuenta cuestiones técnicas y necesidades o peticiones de los artistas.
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Equipo multidisciplinar Los festivales requieren de profesionales en producción, hospitalidad, marketing, administración, hostelería y, en el caso de Mouro, incluso, un ingeniero de caminos.
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Previsión amplia Cuando aún no se han celebrado los eventos programados para este verano, la empresa ya está en contacto con nuevos artistas para cerrar las fechas del año siguiente.
Es uno de los primeros pasos. Un Plan de Autoprotección (PAU) que garantice que la empresa y el evento reúne las condiciones de seguridad y organización necesarias que la administración requiere para que todo salga como debe: «Que una ambulancia se sitúe en un punto concreto del recinto y no en otro tiene una explicación concreta». Para ello, Mouro cuenta con un equipo multidisciplinar. Diez personas forman parte de la plantilla fija de la empresa. Son jefes de producción, marketing, comunicación, hospitalidad, hostelería, accesos, administración, contratación e, incluso, un ingeniero de caminos. Pero no es todo. En verano son más de trescientos trabajadores fijos discontinuos para cubrir todos los puestos. «Trabajadores que, normalmente, nos acompañan verano tras verano. Repiten con nosotros y acaban formando parte del equipo», confiesa el CEO de la empresa.
Otra de las claves para organizar un evento es la coordinación con las administraciones públicas. Algo esencial. Más allá de la parte económica, trabajar mano a mano con los ayuntamientos y el Gobierno de Cantabria facilita la producción. «Por ejemplo, a través de la cesión de espacios o poniendo más frecuencias de transporte público para evitar problemas de tráfico... Son cuestiones que a primera vista no se tienen en cuenta, pero que siempre son imprescindibles», explica De la Vega.
Eso sí, la coordinación no es solo con las administraciones. El papel de las empresas también es esencial. «Una de las principales patas en la financiación de nuestros eventos son los patrocinadores». Lógico. «Los conciertos se sustentan con tres fuentes de ingresos, que son cada una un tercio del total: la venta de entradas, los patrocinadores y la hostelería». Y es que, la inversión inicial para este tipo de encuentros es «brutal». Artistas y proveedores cobran una parte importante de su caché antes de la celebración. Y cuando la empresa aún no ha comenzado a rodar, es decir, cuando no ha generado ingresos aún, «casi que te tienes que hipotecar». Los eventos de este tipo en Cantabria tienen un coste de entre 600.000 y 1.4 millones de euros. Cifras significativas de las que el 70% pertenece al caché de los artistas.
Sin un buen cartel es difícil triunfar. Los artistas que participan son el principal reclamo. Y conseguir a los mejores en un festival tiene una complicación extra. «Competimos con eventos de toda España y todo el mundo –apunta–. Por eso, lo más importante es el tiempo con el que se cierran las fechas». Antes de que comiencen los conciertos de este verano, el equipo de Mouro ya está cerrando las fechas para el año siguiente. Y para empezar a trabajar, ocurre como con la financiación. «Al principio es más complicado porque no te conocen y no saben cómo trabajas», asegura, «pero con los años, la experiencia y formando parte de la AMP (una asociación de promotores musicales española), ofrecemos garantías y los artistas nos conocen y confían en nuestro trabajo». En el caso de Mouro, sus trabajadores presumen orgullosos de lo que consideran un hito: «En todos nuestros años como empresa, nunca hemos tenido que cancelar ningún concierto por motivos que no tengan que ver con el tiempo».
Y es que, si la organización ya es complicada de por sí, Cantabria cuenta con una dificultad añadida. El tiempo. «Que el trabajo de meses, incluso años, sea en balde por el clima es una pena», lamenta De la Vega. Frente a lo que muchos creen, la lluvia no es el problema. «Cuando llueve no tenemos que cancelar, el problema son las tormentas y los rayos, esos son los que nos pueden hacer tener que cancelar». Porque, de nuevo, la seguridad es la parte más importante: «Lo imprescindible es garantizar que el lugar, con todas las infraestructuras metálicas que necesitamos, sea seguro para los asistentes y los trabajadores».
Aún así, rodar es una de las claves. Tener experiencia y que sea positiva. Así como garantizar la calidad, tanto para los asistentes como para los artistas que participan. «Nuestro equipo de hospitalidad se encarga de que todas las necesidades estén cubiertas en la parte que no se ve, en el camerino, y el equipo de producción en la infraestructura: escenario, equipo de sonido, iluminación, pantallas... para que sea a su gusto». Los cantantes y bandas que vienen a Cantabria pueden llegar a ser muy exigentes. En coordinación con su equipo, la plantilla de Mouro trata de organizar toda la actuación en base a sus necesidades.
Sin embargo, en muchas ocasiones, las cuestiones técnicas son «tan concretas que los artistas vienen con sus propios camiones o técnicos de sonido». A su llegada, todo debe estar acordado y preparado para que el concierto sea un éxito, todo marche con normalidad y el público quiera repetir año tras año.
Un paso más allá
Además, los festivales se han convertido en algo más que un espacio de ocio. Los promotores son conscientes de la importancia que tienen sobre el turismo. Un evento que tarda dos semanas en montarse y pasa en dos días deja sobre el público sensaciones que dependen de muchos factores. «Nosotros intentamos ir un paso más allá, que sea una experiencia», asevera De la Vega. Cuando se abren las puertas, la seguridad, la hostelería, la decoración, los baños y el personal deben estar a punto.
Para ello, el personal es imprescindible. Y que tengan todas las facilidades posibles para desarrollar su trabajo de la mejor manera resulta «esencial». Mouro trata de planificar cada detalle, «desde el catering para el 'staff' en la zona del recinto, hasta la formación previa, que reciben cada año para saber cómo actuar ante cada situación».
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